HR e-Forms
„Personalarbeit 4.0“, „Industrie 4.0“, „Digitale Transformation“ oder „Mobile Working“ sind nur ein paar wenige genannte Schlagwörter, die in der Politik und Arbeitswelt gerne bemüht werden um Trends zu beschreiben, die langsam aber sicher Einzug in nationale und internationale Unternehmen halten. Diese Trends kommen nicht von ungefähr und fußen auf dem Druck zur Veränderung und Anpassung. Oftmals ist es der Kostendruck, der Unternehmen zur Optimierung ihrer Geschäftsabläufe und Prozesse zwingt. Ein weiterer wichtiger Faktor, der in Deutschland vor allem für mittelständische Unternehmen immer stärker in den Fokus rückt ist der Mangel an jungen Talenten und gut ausgebildeten Fachkräften. Diese sind es gewohnt, ständig online und mobil zu kommunizieren. Um diese „digital natives“ für sich zu gewinnen und an das Unternehmen zu binden, müssen Unternehmen ein attraktives Arbeitsumfeld schaffen. Usability und mobiler Einsatz sind die Herausforderungen, denen sich moderne Unternehmen stellen müssen. Die Vereinfachung der Bedienung von Anwendungen und die Optimierung der Geschäftsprozesse sollte also ganz oben auf der Agenda von Unternehmenslenkern stehen. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist eine kontinuierliche Aufgabe, deren erfolgreiche Umsetzung Wettbewerbsvorteile verschafft. Vor allem papiergebundene HR-Prozesse wie Anträge, Genehmigung,- und Freigabeverfahren bieten hierbei viel Optimierungspotenzial.
In vielen Unternehmensbereichen ähneln sich HR-Prozesse: es existiert eine dynamische Anzahl an Vorgängen mit prozessbeteiligten Auftragsbearbeitern, die in einer gegebenen Zeit bestimmte Aufgaben zu erledigen oder Freigaben zu erteilen haben. Oftmals leidet aber die Qualität der Kommunikation zwischen den Auftragsbearbeitern oder bestimmte Fristen werden nicht rechtzeitig eingehalten. Das HR e-Forms setzt an diesen Herausforderungen an und überwacht die Einhaltung von Fristen und stellt sicher, dass zu jedem Vorgang der richtige Auftragsbearbeiter vorhanden ist. Mit der Möglichkeit der Anknüpfung von Dokumenten und Notizen an Vorgängen wird zum einen die Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten verbessert und zum anderen besteht die Möglichkeit papierlose Prozesse im Unternehmen zu etablieren, indem prozessspezifische Dialoge im Unternehmen delegiert werden können.

So können auf Basis des HR e-Forms beispielsweise die folgenden Prozesse in Ihrem Unternehmen auf Basis eines Templates etabliert werden:

  • Mitarbeiter-Eintritt mit Integration einer Betriebsratsanhörung
  • Notfall - Ersterfassung
  • Bildungszeit beantragen
  • Änderung Organisationseinheit beantragen
  • Erstunterweisung für neue Mitarbeiter
  • Elternzeit beantragen
  • Unfall-Anzeige erfassen
  • Mitarbeiter-Eintritt
  • Änderung von Personaldaten
  • Antrag auf Nebentätigkeit
  • Antrag auf Mehrarbeit
  • Antrag auf Versetzung/Umgruppierung
  • Antrag auf Entgeltumwandlung
  • Antrag auf Zugangskarte
  • Reklamation Belastungszulage
  • Reklamation Grundentgelt
  • Rufbereitschaft
  • Antrag auf Sonderzahlung
  • Weitere Prozesse auf Anfrage

Zusammenfassung

Das HR e-Forms ist eine flexible Plattform und Ablaufumgebung für HR-spezifische Unternehmensprozesse. Zunächst wird der HR-Prozess mit seinen Vorgängen im Customizing deklariert. Zu jedem Vorgang kann nun festgelegt werden, ob eine automatische und/oder manuelle Findung des Auftragsbearbeiters durchgeführt werden soll. Zudem kann festgelegt werden, ob das Weiterleiten von Vorgängen oder Rückfragen im aktuellen Prozess erlaubt sind. Mit dem Start eines HR-Prozesses durch seinen Eigentümer erhalten die Bearbeiter einen Eintrag in einer Inbox oder werden alternativ per E-Mail benachrichtigt und werden somit in die Lage versetzt, den ihnen zugeordneten Vorgang fristgerecht zu bearbeiten. Alle ausgelösten Bearbeiter-Aktionen werden protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar. Aufgrund der Flexibilität des HR e-Forms können komplexe Eingabedialoge oder Adobe-Interactive-Forms in die Vorgangsbearbeitung integriert werden.

Technische Integration

Das HR e-Forms ist zu 100% in SAP integriert und kann somit ohne Middleware oder Konnektoren auf vorhandene Stammdaten wie Organisationsmanagement und Personalstammdaten zurückgreifen. HR e-Forms setzt auf der Benutzeroberfläche UI5 der SAP SE auf und wurde um weitere responsive UI-Elemente angereichert. ABAP-Userexits bieten die Möglichkeit zur Anpassung des HR e-Forms an Kundenbedürfnisse. Optional ist eine Integration in ein SAP-Portal oder in den SAP Netweaver Business-Client möglich.“

  • HR e-Forms bietet dem Anwender eine responsive und benutzerfreundliche Oberfläche

  • Ein Workflow kann vom Anwender aus einer Reihe von Kacheln ausgewählt und gestartet werden

  • Die e-Formulare in der Inbox können entweder als Kacheln oder als Liste dargestellt werden

  • Beispiel e-Formular: Bildungszeit beantragen (Ausschnitt)

  • Beispiel e-Formular: Idee kategorisieren & verteilen (Ausschnitt)

  • Der Bearbeitungsstatus von e-Formularen kann grafisch dargestellt werden